Autostore


 

L'acquisizione dei documenti si basa su due elementi cardine: una sorgente (scanner, dispositivo multifunzione, e-mail, digital sender, e molti altri) e una destinazione (database di archiviazione digitale, sistemi di gestione documentale). Il processo di acquisizione dei documenti può essere ottimizzato da Autostore, un software che si interpone fra sorgente e destinazione e offre un decisivo valore aggiunto: il processo automatico e l'indirizzamento.

 

Come funziona:
Autostore è un software middleware che comprende tre fasi principali: cattura dei documenti da molteplici sorgenti, il processo di questi documenti e l'indirizzamento a molteplici applicazioni.

Cattura
I documenti possono essere acquisiti da Autostore tramite:

  • dispositivi di rete (multifunzione, digital sender, copier digitali)
  • scanner (sia Twain che ISIS)
  • cartelle di rete o PC desktop
  • e-mail POP3
  • XML

Processo
I processi di Autostore comprendono:

  • OCR (ABBYY FineReader, ScanSoft)
  • riconoscimento dei moduli (Open Forms)
  • processo delle immagini (miglioramento della qualità dell'immagine, split, rotazione, raddrizzamento, ...)
  • riconoscimento codici a barre (lineari e 2D) con indicizzazione e separazione dei documenti
  • sicurezza documentale (RCB, RC2e RC4)
  • conversione di documenti (PDF searchable, RTF, XLS, ecc.

Indirizzamento
I documenti acquisiti e processati vengono successivamente inviati a più destinazioni:

  • sistemi di gestione documentale (Documentum, Hummingbird, iManage, TRIM, Domino.Doc, IXOS, MS SharePoint)
  • collaboration software (Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino)
  • fax server (Biscom, Castgelle, Lotus Fax for Domino, RightFAX)
  • stampanti, multifunzione, caselle e-mail
  • archivi enterprise (HP RISS)

 

Vantaggi:
L'integrazione di Autostore permette di semplificare molti processi aziendali rendendoli automatici e intuitivi. Ad esempio, nel caso di una compagnia assicurativa che ha l'esigenza di archiviare diverse tipologie di polizza prodotte nelle varie agenzie distribuite sul territorio. Gli utenti invieranno le polizze digitalizzate e indicizzate ai dischi di rete del server centrale, con una procedura semplificata al massimo, con la massima affidabilità. Utilizzando la tecnologia barcode, l'utente non dovrà occuparsi dell'indicizzazione dei documenti, ma si limiterà a premere un tasto one-touch sul pannellino del dispositivo di acquisizione (nel caso di dispositivi HP). Una volta scandite, le polizze verranno inviate al server Autostore della sede centrale, processate e collocate in percorsi precisi con nomi precisi.

 




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